El proceso “5.5 Validar el alcance” de la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK® – Sexta Edición, Project Management Institute, Inc., 2017)* indica que los entregables del proyecto deben ser revisados y validados formalmente por un interesado con la autoridad suficiente para hacerlo. Sin embargo, no siempre es fácil conseguir la validación de los interesados, aun cuando el entregable cumple con sus especificaciones. A continuación, se mencionan algunos consejos que facilitan este proceso.
Definir los entregables a validar
No todos los entregables del proyecto requieren de validación formal; algunos son entregables internos, intermedios o de naturaleza técnica que son validados por los mismos miembros del equipo. Durante la planificación del proyecto deben identificarse aquellos entregables y sub-entregables que se validarán por los interesados. Es conveniente elaborar una tabla con la lista de los entregables y el nombre del interesado (o interesados) que validarán a cada uno de ellos.
Identificar a los interesados correctos
En ocasiones, un interesado valida el entregable y firma la carta de aceptación parcial; posteriormente, un interesado de mayor autoridad (su jefe o algún director de alto nivel) desconoce la aprobación y solicita cambios al entregable, omitiendo el proceso de control de cambios. Esto no debe suceder.
Al identificar a los entregables que requieren validación (desde la planificación), se deberá también definir con claridad quiénes son los interesados que validarán esos entregables, bajo el entendido de que esos interesados tienen la autoridad absoluta para validar el entregable, y que su firma de aceptación es válida al 100%.
Definir criterios de aceptación
Es común que el cumplimiento de las especificaciones técnicas no sea suficiente para obtener la aceptación del entregable. Pueden existir algunas condiciones o criterios no técnicos que deben cumplirse para que el interesado valide el entregable; por ejemplo, el entregable debería terminarse en una fecha específica, o cumplir con alguna expectativa de naturaleza subjetiva.
Durante la planificación es muy conveniente definir estos criterios que se deben de cumplir para que el entregable se considere terminado y documentarlos en el alcance, de forma que siempre se tomen en cuenta mientras el entregable se construye.
Revisión planificada y formal
“Hola, ¿tendrás unos cinco minutos? Es que ya terminamos un entregable del proyecto y necesito que me firmes la carta de aceptación. ¿Puedes?”
Eso nunca va a funcionar. La revisión del entregable debe estar programada con anticipación y asignando un tiempo suficiente a esa validación (los entregables más grandes o complejos podrían tomar horas, o incluso días, para su revisión y validación). Todos los interesados que deban participar en la revisión deben estar convocados y su participación debe confirmarse previamente.
Clarificar el objetivo de la revisión
Por último, a los interesados les debe quedar claro que, al final de la revisión, se debe contar con uno de estos documentos firmados:
- Carta de aceptación
- Solicitud de cambio por acción correctiva o reparación.
Si el interesado no quiere firmar la carta de aceptación por alguna razón, ésta debe documentarse en la solicitud de cambio. Esto solamente debe ocurrir cuando el entregable incumple alguna de las especificaciones del alcance o algún criterio de aceptación.