En los proyectos, es común que el administrador de proyectos no sea el jefe directo de sus miembros de equipo, sino que éstos pertenecen a otras áreas de la organización y tienen sus propias líneas de autoridad. Esto significa que, en muchos casos, el administrador de proyectos no cuenta con la autoridad completa sobre su equipo de trabajo.
Los problemas surgen cuando las actividades del proyecto comienzan a presentar desviaciones en sus tiempos y/o en los requerimientos de los entregables debido a negligencia, falta de habilidades o (lo más común) falta de tiempo para realizar dichas actividades. En estas situaciones, independientemente de la causa que las provoque, el escalamiento es una herramienta sumamente útil para el Administrador de proyecto.
El escalamiento consiste en acudir a personas con mayor autoridad que los miembros del equipo (generalmente sus jefes directos) con el fin de resolver estas situaciones de incumplimiento. Sin importar la razón de las mismas, el escalamiento es sumamente eficaz para contenerlas y resolverlas. Desafortunadamente, también puede provocar incomodidad en los miembros del equipo al sentirse exhibidos ante sus jefes y sus compañeros. ¿Cómo evitar estas tensiones y sus posibles consecuencias negativas hacia el proyecto?
Ante todo, debe quedar claro que el escalamiento solo se debe utilizar cuando se requiere que una persona de mayor autoridad intervenga para destrabar la actividad retrasada. Ese es el objetivo del escalamiento y se debe evitar su uso con fines políticos o de amague hacia los miembros del equipo.
Para documentar y formalizar el escalamiento, conviene elaborar un plan de escalamiento para el proyecto. Este plan define lo siguiente:
- Criterios para decidir si se debe escalar o no la situación problemática.
- Umbrales de tiempo (a partir de qué momento se escalará la situación problemática).
- A quién se escalará y en qué casos.
- De qué forma se realizará el escalamiento (el mecanismo a usar y la formalidad requerida).
- Niveles de escalamiento (por ejemplo, si un jefe directo no resuelve la situación, a quién se debe acudir en segunda instancia).
- Forma de documentar el escalamiento.
El plan de escalamiento permite que todos los involucrados en el proyecto conozcan, desde el principio, los criterios bajo los cuales se realizará el escalamiento, de manera que nadie se llame sorprendido cuando éste se aplique. Además, el plan reduce la probabilidad de que el Administrador del proyecto utilice el escalamiento de forma incorrecta (por ejemplo, escalando antes de tiempo o hacia las personas incorrectas).
El escalamiento es una herramienta útil para resolver situaciones problemáticas en un proyecto, pero su uso inadecuado puede afectar a las relaciones interpersonales del equipo de proyecto. Su correcta aplicación reduce los conflictos potenciales del equipo de trabajo y ayuda a la resolución de las desviaciones.