Un plan realista es aquel que resulta viable de ejecutar. Todos los involucrados en el proyecto creen en él y se comprometen a su cumplimiento. Si el plan no es realista, los participantes del proyecto no se comprometerán; en el mejor de los casos, manifestarán desacuerdo con las condiciones del plan; en el peor de los casos, lo aceptarán sabiendo que el plan no se cumplirá.
Es muy fácil caer en el error de crear un plan no realista. Los proyectos tienen fechas compromiso, recursos limitados y poca disponibilidad de los participantes. En muchos casos, el administrador de proyecto se ve obligado (o se siente obligado) a definir un plan que se ajuste a las restricciones de fechas y/o de requerimientos, sin considerar las restricciones de recursos y disponibilidad. Como resultado, se obtiene un plan basado en estimaciones optimistas que difícilmente cumplirá sus objetivos dentro de las fechas comprometidas.
Cómo elaborar un plan realista y con impacto
A continuación se mencionan algunos puntos esenciales para poder elaborar un plan de proyecto realista.
Definir el alcance con claridad
Un alcance ambiguo y/o definido a medias impide que se puedan obtener estimaciones realistas de tiempo y costos. Vale la pena invertir tiempo y esfuerzo en definir clara y detalladamente lo que el proyecto incluye y lo que no.
Unificar la definición del alcance con los involucrados
Una vez que el alcance ha sido definido con claridad, es necesario comunicarlo a los involucrados con el fin de que todos tengan un entendimiento común del alcance. Cuando las personas tienen diferentes ideas sobre lo que el proyecto debe lograr aumentan los desacuerdos, los cambios y los retrabajos.
Dedicar tiempo suficiente a la planificación
Es común que la planificación de un proyecto sea deficiente debido a que no se le dedicó suficiente tiempo. Generalmente existe presión por parte de los interesados y beneficiarios del proyecto para que se comience a realizar trabajo “real” (es decir, de ejecución). Esto provoca que la planificación se termine antes de contar con la definición completa del alcance, sin estimaciones precisas de tiempos y costos y/o sin identificar y evaluar riesgos.
Integrar a los miembros de equipo en la planificación
Un plan de proyecto elaborado solamente por el administrador del proyecto quedará incompleto y con estimaciones de tiempo demasiado optimistas. Los miembros del equipo (responsables de la elaboración de los entregables) son los que cuentan con el conocimiento y la experiencia suficiente para identificar el trabajo necesario y el tiempo requerido para terminarlo, por lo que deben participar intensamente en la planificación del proyecto.
Considerar la disponibilidad de los recursos
Las personas que construirán los entregables, ¿estarán dedicadas de tiempo completo al proyecto? ¿Podrán participar durante toda la semana, o sólo ciertos días? ¿Estarán asignadas a otros proyectos? ¿Tendrán actividades operativas adicionales al proyecto? Un plan que asuma una disponibilidad del 100% por los miembros de equipo no será realista.
Tomar en cuenta los tiempos de las actividades administrativas
En el mismo sentido que el punto anterior, el plan debe considerar los tiempos requeridos para llevar a cabo las actividades administrativas del proyecto (reuniones, elaboración de reportes, seguimiento, actualización de documentos, etc.) Es común que estas actividades no se tomen en cuenta, lo que produce retrasos y carga de trabajo excesiva para el administrador de proyecto y los miembros del equipo.
Validar las habilidades requeridas
El administrador de proyecto debe verificar que los miembros del equipo cuentan con las habilidades y conocimientos que el proyecto requiere. De lo contrario, se deben considerar tiempos y costos para capacitación, además de ajustar las estimaciones de tiempos de las actividades (si las habilidades son menores a las necesarias, los tiempos serán mayores).
Identificar, analizar y evaluar los riesgos del proyecto
Este punto es esencial para lograr un plan realista. El análisis de riesgos toma en cuenta la incertidumbre presente en todo proyecto; permite identificar las situaciones que podrían provocar desviaciones en el plan para prevenirlos y definir reservas de tiempo y costo para contener las consecuencias de los riesgos que se presenten. Un plan no puede ser realista si no toma en cuenta las situaciones de desviación potenciales.
Definir puntos de control
Para aumentar el impacto del plan de proyecto, se deben definir puntos de control (“hitos”) en determinados momentos del proyecto. Estos hitos permiten evaluar el avance del proyecto durante su ejecución y ayudan a mantener el enfoque entre los miembros del equipo con el fin de cumplir las fechas comprometidas de los hitos.