¿Cómo iniciar un Proyecto?
La Iniciación del Proyecto
Durante los procesos de iniciación del proyecto, la organización busca establecer el escenario inicial a partir del cual se desarrollará la planificación. Se pretende lograr lo siguiente:
- Definir el objetivo del proyecto.
- Asignar al Administrador de Proyecto
- Obtener la autorización para que el Administrador de Proyecto utilice los recursos asignados.
- Documentar una definición preliminar de lo que se espera que haga el proyecto.
- Realizar la identificación inicial de los interesados del proyecto.
Estas definiciones previas son sumamente importantes para la correcta realización de los proyectos. Un error muy común consiste en pasar directamente a la planificación del proyecto (o, peor aún, a la ejecución) sin haber realizado adecuadamente los procesos de iniciación.
La pirámide de valor del proyecto
*Objetivo (Objective) – Una meta hacia la cual se debe dirigir el trabajo, una posición estratégica que se quiere lograr, un fin que se desea alcanzar, un resultado a obtener, un producto a producir o un servicio a prestar.
Metas – Indicadores generalmente numéricos y medibles que definen el grado o nivel de cumplimiento que el objetivo debe lograr.
*Alcance (Scope) – La suma de productos, servicios y resultados a ser proporcionados como un proyecto.
*Requisito (Requirement) – Una condición o capacidad que debe estar presente en un producto, servicio o resultado para satisfacer un contrato u otra especificación formalmente impuesta. También conocido como Requerimiento.
Lo primero que se debe establecer con claridad son los objetivos del proyecto. A partir de estos objetivos, se estructurarán las metas a lograr, el alcance preliminar del proyecto y los requisitos (o requerimientos) de alto nivel.
En conjunto, estos términos proveen una directriz para el equipo del proyecto con el fin de satisfacer de manera exitosa las expectativas de los interesados.
En resumen:
- Los objetivos definen qué es lo que se quiere lograr en el proyecto.
- Las metas establecen en qué grado o medida se deben cumplir los objetivos.
- El alcance describe cómo se van a cumplir los objetivos (entregables).
- Los requisitos establecen las características particulares de los entregables que conforman al alcance.
Estableciendo los objetivos
El objetivo es la razón de ser del proyecto.
- Un proyecto bien gestionado es aquel que cumple con la triple restricción: se realiza a tiempo, dentro de su presupuesto y con las características acordadas.
- Un proyecto exitoso es aquel que cumple con sus objetivos.
La administración de proyectos busca cumplir ambos aspectos: un proyecto bien gestionado (que cumpla con la triple restricción) y exitoso (que alcance sus objetivos).
Un proyecto puede tener más de un objetivo, pero lo recomendable es que sean pocos y fuertemente relacionados entre sí. De lo contrario, podría ser mejor dividir el proyecto en dos o tres proyectos más pequeños, cada uno con sus propios objetivos.