El administrador de proyecto como factor de éxito en la alineación de expectativas.
Te acaban de asignar como administrador de un nuevo proyecto y tu jefe te cita para explicarte de qué se trata y que con ello comiences el cronograma para presentarlo a la Dirección dentro de un par de días. Durante dicha reunión te atiborra de datos técnicos y te explica de manera detallada los entregables que se tendrán que generar. Terminando la reunión, te diriges a tu cubículo y comienzas a generar tu plan de trabajo. Es una situación común que se presenta en casi la mayoría de las organizaciones, y al parecer así es cómo debería de suceder, ¿O no?
Para responder tenemos que partir de la razón de ser de la iniciación de un proyecto:
- Definir el objetivo del proyecto.
- Asignar al Administrador de Proyecto.
- Obtener la autorización para que el Administrador de Proyecto utilice los recursos asignados para su planificación.
- Documentar una definición preliminar de lo que se espera que genere el proyecto.
- Realizar la identificación inicial de los interesados del proyecto.
Así que lo primero que deberás hacer como un administrador de proyecto eficaz será siempre, indagar el porqué del proyecto y su impacto en la organización. Recuerda que el proyecto es un medio y no un fin, por lo que al inicio es indispensable determinar el impacto esperado del proyecto para con ello determinar si lo que se quiere hacer (alcance) es suficiente para lograrlo.
Con esa información lo segundo será distinguir y evaluar a los interesados (stakeholders) para gestionar las expectativas, miedos y esperanzas de todas las personas, organizaciones o entidades afectadas positiva o negativamente por el proyecto. Si no lo haces será muy probable que tengas muchos problemas para definir el alcance total y los requerimientos que debe cumplir para que sea aceptado el proyecto.
Si haces caso de estas recomendaciones seguramente te distinguirás como un líder enfocado en lograr y no en hacer, y eso te permitirá generar una autoridad moral sobre los involucrados en el proyecto que te permitirá influir en la toma de decisiones para el bien del proyecto.
Ing. Carlos González Álvarez, PMP