5 TIPS para realizar Home Office (Segunda parte)

3. Llega a acuerdos claros

El trabajo desde casa requiere de mucha coordinación entre los equipos de trabajo para que sea efectivo. Por eso, procura definir acuerdos muy claros con tus superiores, compañeros de trabajo y subordinados.

Por ejemplo, deben quedar definidos los acuerdos siguientes (entre otros):

• El horario en que se espera disponibilidad de cada persona.
• Las herramientas específicas que se utilizarán para mantenerse en contacto.
• Los procesos de comunicación a utilizar (en qué casos usar el celular, cuándo recurrir a la mensajería, cuándo usar el correo electrónico, etc.)
• Objetivos y metas claras sobre lo que se espera de nuestro desempeño y resultados en este nuevo esquema de trabajo.

Es importante considerar que los colaboradores no cuentan con los mismos recursos que tendrían en su lugar de trabajo (por ejemplo, impresoras, papelería, acceso a la red local y a los sistemas corporativos, una buena conexión a internet, etc.); habrá casos en los que no se cuente con equipo de cómputo (¡no todos tenemos una laptop!) Estas consideraciones deben tenerse a la vista al momento de definir estos acuerdos.

4. Cuidado con las curvas de eficiencia

Al comenzar a trabajar de forma remota, pueden presentarse dos fenómenos:

• Uno, nos podemos sentir “culpables” de estar en la casa y tendremos una sensación de que “somos ineficientes”. Esto lleva a que tengamos cierta angustia por sentir que nuestra productividad es mala, lo que provoca que trabajemos de más (sin respetar horarios y con una intensidad mayor a la normal). Esto beneficia a la eficiencia y la productividad, pero no es nada sano.
• Dos, puede ocurrir el efecto contrario: al sentirnos libres de supervisión (no solo del jefe, sino también de nuestros compañeros de oficina), podemos relajarnos y caer en un esquema de trabajo muy ineficiente. Agreguemos las constantes distracciones que se presentan en la casa y podemos tener resultados muy por debajo de lo que se espera de nosotros.

Estos efectos no son excluyentes. Es decir, podemos presentar el primero de los fenómenos y después, al caer en zona de confort, encontrarnos en la segunda situación. O bien, el orden podría ser inverso. La duración de cada etapa varía según la persona.

Debemos estar conscientes de estos fenómenos e identificarlos en el momento en que se presenten. Los tres puntos mencionados con anterioridad (definir una rutina / horario, adaptar un espacio de trabajo y establecer acuerdos y expectativas laborales) ayudan mucho a minimizar estos efectos.

5. Familiarízate con la tecnología

Hay que reconocerlo: no todos tenemos las habilidades tecnológicas de los niños y adolescentes. Adicionalmente, si nuestro trabajo se desarrollaba en gran medida en un esquema tradicional, es posible que la organización no haya desarrollado una cultura del uso de herramientas de trabajo remoto.

Para ser eficaces en nuestras labores desde casa, debemos familiarizarnos y sentirnos cómodos con las tecnologías que nos lo facilitan:

• Repositorios de documentación compartidos en la nube.
• Correo electrónico accesible vía web.
• Software de videoconferencia / reuniones virtuales.
• Mensajería instantánea.
• Tecnologías de seguridad para conexión remota (por ejemplo, el uso de VPNs).

La experiencia que hemos vivido con la contingencia sanitaria seguramente cambiará la forma en que las organizaciones trabajan, incluso cuando termine el confinamiento. El uso de estas tecnologías de colaboración y trabajo remoto se convertirán en una valiosa habilidad laboral en el futuro cercano.