La técnica Pomodoro

Como sabemos, dos de los principales enemigos de la productividad y la eficiencia son la postergación y los distractores. Ambos elementos reducen la eficiencia de nuestro trabajo y provocan que las tareas requieran mucho más tiempo del que deberían tomar para terminarlas.

Existe una sencilla y popular técnica para disminuir el impacto de los distractores y aumentar nuestra concentración, enfoque y eficiencia: la “técnica Pomodoro”.

La técnica Pomodoro fue creada por Francesco Cirillo en la década de los 80’s. Recibe de nombre pomodoro (“tomate” en italiano) porque requiere el uso de un temporizador de cocina, que generalmente tienen forma de tomate.

¿Cuándo usar la técnica Pomodoro?

La técnica Pomodoro es ideal cuando debemos realizar una tarea individual de larga duración y de naturaleza más o menos mecánica, y/o que requiere cierto nivel de concentración y enfoque; por ejemplo:

• Integrar la información de un reporte.
• Revisar la redacción y estructura de un documento largo.
• Capturar un conjunto grande de datos.
• Escribir código.

Ésta técnica no es adecuada para actividades cortas. Tampoco es útil para trabajo en equipo, aunque se ha utilizado con éxito en actividades realizadas en pareja (llamada “Pomodoro por pares”). Asimismo, es una técnica que no aporta sus beneficios en actividades de naturaleza creativa o en ambientes laborales en donde hay interrupciones frecuentes o tareas urgentes por atender (por ejemplo, soporte técnico).

Material

Para usar la técnica Pomodoro se necesita un temporizador de cocina, el cual se puede reemplazar fácilmente con el cronómetro y alarma de nuestro teléfono inteligente. Además, tenga a la mano lápiz y papel para llevar la cuenta de los ciclos.

Proceso

1. Seleccione la tarea a realizar y defina el momento en que se comenzará a trabajar en ella. Busque un lugar adecuado, tranquilo y que permita trabajar sin distracciones.
2. Al momento de iniciar la tarea, programe en el temporizador un periodo de 25 minutos. A este periodo de 25 minutos se le llama “ciclo pomodoro”.
3. Inicie el temporizador y trabaje intensamente en la tarea. Será necesario avanzar con disciplina para evitar distracciones; si se descubre a usted mismo pensando en otras cosas o sufre alguna interrupción externa, marque en el papel con un signo o un número para llevar la cuenta de estas “distracciones”.
4. Al concluir el ciclo pomodoro (cuando la alarma del temporizador se active a los 25 minutos), deténgase completamente y de inmediato. En seguida, anote en el papel un número “1” (para indicar que se ha trabajado el primer ciclo pomodoro) y luego, entre paréntesis, escriba la cantidad de “distracciones” que tuvo durante ese ciclo.
5. Ahora programe en el temporizador un periodo de 5 minutos e inícielo. Durante esos 5 minutos, dedíquese a descansar y hacer actividades triviales que no tengan ninguna relación con el trabajo pendiente. Puede tomar un café, estirar las piernas, ir al sanitario o incluso navegar en redes sociales (si las políticas de su organización lo permiten), pero NO REVISE SU CORREO ELECTRÓNICO.
6. Cuando concluya el periodo de 5 minutos, programe el temporizador para otro ciclo pomodoro (25 minutos). Inicie el temporizador y retome el trabajo de forma intensa, llevando la cuenta de las “distracciones” como se mencionó con anterioridad.
7. Repita este patrón (ciclo pomodoro, seguido de 5 minutos de descanso) hasta que se completen cuatro (4) ciclos pomodoro. Al terminar el cuarto ciclo, programe un periodo de descanso más largo (entre 15 y 30 minutos). De ser necesario, en este periodo puede consultar y responder su correo electrónico o atender alguna actividad diferente, pero no tome más tiempo que el programado en el temporizador.
8. Al concluir este periodo de descanso largo, comience de nuevo y repita el mismo patrón hasta terminar la tarea: cuatro ciclos pomodoro, con periodos de descanso de 5 minutos y un periodo de descanso más largo después del cuarto ciclo pomodoro.

Sugerencias

Respete los ciclos con rigurosa disciplina. Si ocurre una eventualidad que requiera suspender la ejecución de la tarea, cancele completamente el proceso. Una vez que regrese a continuar con la tarea, inicie de nuevo con el ciclo pomodoro número 1, sin importar cuántos ciclos llevaba al momento de la interrupción.

La razón por la que se recomienda no revisar el correo electrónico durante los descansos de 5 minutos es simple: puede no ser suficiente tiempo para revisar y contestar los mensajes. Si se encuentra un mensaje importante pero que requiere más tiempo para ser respondido, usted comenzará el siguiente ciclo pomodoro con la respuesta pendiente en la cabeza y perderá concentración.

Después de terminar la tarea, contará con información interesante para analizar: cantidad de ciclos pomodoro que requieren ciertas actividades, cantidad y tipo de interrupciones y distracciones que se presentaron, etc. Analice esta información e identifique tendencias para medir si su eficiencia aumenta, así como acciones a tomar para evitar o reducir las interrupciones y los distractores más comunes.

Por último, valide siempre la aplicación de la técnica dentro de su organización, definiendo en qué casos se podrá aplicar la técnica, de qué forma se pueden reducir las interrupciones, etc.