Estrategias para mitigar y en su caso eliminar la postergación:
Para el Caso 1 y 5. En estas situaciones el problema está en que simplemente necesitas generar una disciplina que te permita sentir que tienes el control sobre las actividades y no al revés. Bajo esta circunstancia apóyate generando listas de acción en las cuales debes especificar para cada tarea su descripción, fecha compromiso, tiempo estimado de ejecución y su prioridad comparada con las demás. Así tendrás formas de poder organizar tu día poniendo énfasis en las de mayor importancia. Comienza con las de más alta prioridad y menor tiempo de ejecución para establecer un sentimiento de victorias rápidas que te permita sentirte pleno al final del día. Te recomiendo utilizar herramientas gratuitas que le ayudarán a hacer este proceso más ordenado como Toodledo o Trello.
Para el caso 2: Evalúa si es posible hacer un intercambio de actividades con alguien que sepa que la puede realizar de mejor manera, al final siempre hay alguien con quién podemos apoyarnos. Si esto no es posible entonces divide esa actividad “indeseable” mediante el proceso de descomposición de tareas que explico en el caso 3.
Para el Caso 3: Si vienes del caso 2 o si la actividad te toma más de 1 día en realizarse, es muy conveniente que dividas dicha actividad en subactividades o componentes que sean más fáciles de estimar y realizar. Para ello ejecuta un proceso de “descomposición” de la tarea contestando 2 sencillas preguntas:
- ¿Puedo estimar de manera realista el tiempo que requiero para realizarla? (Si dudas lo más seguro es que la respuesta sea no)
- ¿Puedo hacer la actividad yo sólo? (Que no dependas de alguna otra persona o interacción para llevarla a cabo)
Si alguna de esas respuestas es negativa es un indicador que debes identificar subactividades que ayuden a generar esta gran tarea.
Por ejemplo, imagine que tiene que hacer un reporte en el que depende de otras dos áreas de la compañía y de acuerdo a su estimación está seguro que le llevará más de 1 día en generarlo pero no sabe exactamente cuánto tiempo requerirá al final. Si aplica este proceso es probable que genere una descomposición como esta:
Bajo este escenario las actividades que están al final ya pueden ser estimadas más adecuadamente en tiempo y ser asignadas a un responsable además de ti para llevarlas a cabo. Así podrás tener actividades que duren horas y que al finalizar cada una de ellas dará una sensación real de orden y avance para lograr el objetivo establecido.
Para el Caso 4: Si definitivamente no tienes las habilidades para realizar la tarea debes tomar una decisión. Si el tiempo para desarrollarlas es mayor que el tiempo en el que debes concluir la tarea deberás buscar con tu superior el que dicha actividad sea reasignada pero deberás buscar cómo desarrollar esa competencia siendo un “aprendiz” de la persona a la que se le asignará la tarea.
Por el contrario si tienes el tiempo para desarrollar dicha habilidad porque no es muy compleja, entonces considera si es necesario agregar una actividad que sea desarrollar esa capacidad previo a ejecutar la tarea. Y si es así se agregará a tu lista de cosas a realizar.
Algo muy importante es seguir recomendaciones para mejorar tu eficiencia y efectividad en la realización de tu listado de pendientes:
- Asigna recompensas cuando termines las tareas del día. Pueden ser tan sencillas como permitirse tomar un café, ver un capítulo de tu serie, etc.
- Solicita apoyo de tus compañeros, al tener a alguien que te ayude a no desviarte de tus tareas puede apoyar a disminuir tu postergación. El tener una especie de observador externo del cumplimiento de tus planes ayudará a establecer y generar una disciplina.
- Piensa en las consecuencias negativas de no hacer la tarea en tiempo y forma. Estoy seguro que esto te dará la afinación final antes de dejar la actividad para despúes.
Si deseas dejar de postergar empiece desde ahora… aplicando estos sencillos trucos. No lo dejes para después…
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Ing. Carlos González Álvarez, PMP
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Basado en: Harvard Business Review