Cómo elaborar un reporte de estatus eficaz

El Reporte de Estatus

Una de las responsabilidades más importantes del Administrador de Proyecto durante los procesos de seguimiento consiste en informar oportunamente a los interesados sobre el avance y el estatus del proyecto. Deberá de considerar que los objetivos primordiales de los procesos de monitoreo y control y por ende del reporte de estado será el establecimiento de alertas tempranas para la toma de decisiones. Así estos esfuerzos deberán estar encaminados a identificar desviaciones y tendencias en el proceso de ejecución.

Los reportes de estatus sirven para:

• Mantener un canal de comunicación constante con los principales interesados.
• Mantener a los interesados informados en todo momento sobre el estado del proyecto.
• Proveer información veraz y oportuna para la correcta toma de decisiones.

Un reporte de estatus completo generalmente contiene lo siguiente:

• Avance actual del proyecto (en porcentaje o por indicadores de desempeño).
• Evaluación del desempeño del calendario (¿el proyecto va adelantado, retrasado o a tiempo con relación a la línea base del cronograma?)
• Estatus de los hitos (mapa de hitos).
• Estatus de los entregables principales (terminados, en ejecución, aceptados, pendientes, a futuro, etc.)
• El estado de los riesgos de mayor severidad, incluyendo un resumen de sus planes de respuesta.
• El estado de los incidentes más importantes.
• Cambios solicitados y vigentes, así como su estatus.

Avances esperados para el siguiente periodo (¿qué entregables estarán terminados?, ¿qué hitos se cumplirán?, ¿qué incidentes deberán estar resueltos?, ¿cuánto se espera gastar en el futuro?).

Los reportes de estatus más completos incluyen además comparativos entre periodos de revisión, por ejemplo: