Cómo determinar lo que se necesita hacer en el proyecto

El Alcance del Proyecto

¿Qué es el alcance del proyecto? Revisemos la definición de la Guía del PMBOK®:

*Alcance (Scope) – La suma de productos, servicios y resultados a ser proporcionados como un proyecto.

El Alcance del proyecto es todo lo que el proyecto debe incluir. Define las fronteras del proyecto y es la base para obtener las estimaciones de tiempos y costos. El alcance también define las características del proyecto para elaborar otras planificaciones: los recursos humanos, las comunicaciones, los riesgos, etc.

Toma de Requisitos

Uno de los procesos clave para la definición del alcance es la Toma de Requisitos o Requerimientos. No es posible establecer correctamente el alcance del proyecto si no se consulta antes a los interesados sobre lo que requieren del proyecto.

En un restaurante, ¿cómo puede saber el cocinero qué debe preparar, si el mesero no toma la orden al cliente?

Seleccionar a los interesados a consultar

No es necesario consultar a todos los interesados sobre sus requisitos. Pero es vital que el administrador del proyecto sepa seleccionar a aquellos interesados importantes a quienes se les pedirán requisitos. Dejar fuera a interesados importantes puede provocar que la definición del alcance quede incompleta o deficiente.

Seleccionar los mecanismos de toma de requisitos

El siguiente paso consiste en definir qué mecanismos serán utilizados para levantar los requisitos de cada uno de los interesados, por ejemplo:

• Entrevistas.
• Reuniones.
• Cuestionarios.
• Técnicas de facilitación.

Los mecanismos a utilizar dependen del interesado en cuestión, de la naturaleza de la información a recopilar y de lo que establezca el plan de gestión de las comunicaciones.