5 pasos para crear el plan de actividades realista y alcanzable
1.- Definir las Actividades
Este proceso consiste en identificar y documentar las actividades específicas que deben ser realizadas para producir los entregables y sub-entregables definidos en la EDT.
A partir de los Paquetes de Trabajo de la EDT, los miembros de equipo expertos deben identificar las actividades que se deben llevar a cabo para construir dichos paquetes de trabajo.
El Administrador del Proyecto debe tomar las acciones necesarias para asegurar que el conjunto de actividades identificado sea el correcto, es decir, que no falten ni sobren actividades.
2.- Secuenciar las Actividades
En este proceso se identifican las interacciones lógicas entre las actividades para poder definir la secuencia (orden) en la que se deben llevar a cabo dichas actividades. Por lo general, la secuenciación se documenta en un diagrama de secuencia (también conocido como Diagrama de Precedencia):
3.- Estimar los recursos de las actividades
Uno de los problemas más comunes que se tiene para lograr generar un plan que sea realista es asumir que los recursos que participan están disponibles para el proyecto en cualquier momento y con total enfoque para llevarlas a cabo. Por ello en este paso el administrador de proyecto deberá de tener en cuenta los siguientes elementos:
- Determine los recursos humanos, técnicos y materiales que se requieren para llevar a cabo la actividad.
- Evalúe la Cantidad, Calidad y Disponibilidad de los recursos asignados.
Si considera estos aspectos seguramente las probabilidades de que se genere un plan alcanzable serán mucho mayores.
4.- Estimar la Duración de las Actividades
En este proceso se utiliza la información que se tiene disponible sobre las actividades para estimar una duración a cada una de ellas. Obtener estimaciones precisas de duración no es tarea fácil; sin embargo, es vital estimar con un buen nivel de precisión para poder elaborar un cronograma realista.
Los estimados de duración de las actividades deben obtenerse por la persona que esté más familiarizada con la naturaleza del trabajo a realizar. Si las estimaciones las realiza el administrador de proyecto por su cuenta, es altamente probable que los tiempos no sean realistas.
Padding o acolchonamiento
Durante la estimación de esfuerzo / duración de las actividades, es muy fácil que los miembros del equipo caigan en la mala práctica de aplicar padding.
El padding consiste en agregar tiempo adicional a las actividades, como precaución ante algunos hechos inciertos que pudieran afectar al proyecto (“se protegen”).
La forma correcta de lidiar con esa incertidumbre es a través del análisis de riesgos. Este análisis permitirá calcular las reservas de tiempos y costos, adecuadas y suficientes para cubrir los imprevistos.
5.- Definir el calendario
Con los 4 pasos anteriores, lo único que hace falta es determinar la fecha de arranque o de fin del proyecto para que con esta información seamos capaces de establecer un calendario de ejecución de cada una de las actividades establecidas previamente.
Esto permitirá que cada responsable asignado sepa, cuándo y qué hacer a lo largo de cada día del proyecto.
Recomendaciones Finales
En aras de generar un plan de trabajo que sea fácil mantener en su proceso de monitoreo y control establezca como una mejor práctica que las actividades tengan una duración entre 8 y 80 horas máximo.