Cómo definir y organizar a los involucrados
¿Quiénes son los interesados?
*Interesado (Stakeholder) – Un individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado o percibirse a sí mismo como posible afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.
En otras palabras, los interesados son aquellos grupos y/o individuos que tienen algo que ganar o que perder con la ejecución y los resultados del proyecto.
Es de suma importancia identificar a todos los interesados del proyecto.
Interesados típicos en un proyecto
La lista siguiente incluye a los interesados que se pueden identificar con más frecuencia en un proyecto:
| Patrocinador | El patrocinador es quien aporta los recursos del proyecto (materiales, monetarios y humanos). Debido a que es quien patrocina el proyecto, también es uno de los tomadores de decisión con mayor autoridad sobre el mismo. |
| Solicitante del proyecto (principal beneficiario) | Es la persona que solicita la realización del proyecto y define la mayor parte de los requisitos. Es común que el patrocinador y el solicitante sean la misma persona, pero no siempre es así. |
| Beneficiarios | Son las personas que recibirán los beneficios (directos e indirectos) de los resultados del proyecto. |
| Administrador del proyecto | ¡No olvidemos que el administrador del proyecto también es un interesado! |
| Miembros del equipo | Las personas que construirán los entregables y que participarán en actividades administrativas del proyecto (reuniones, elaboración de reportes, etc.) |
| Gerentes funcionales | Son los jefes directos de las personas asignadas al proyecto (miembros del equipo). |
| Juicio Experto | Este es el nombre genérico que reciben las personas expertas en los temas del proyecto. |
| Proveedores | Personas externas a la organización que proveen materiales y/o trabajo requeridos en el proyecto, con costo. |
El registro de interesados
La información de los interesados se concentra en el documento conocido como Registro de Interesados (o Matriz de Interesados):
*Registro de Interesados (Stakeholder Register) – Documento que incluye la identificación, evaluación y clasificación de los interesados del proyecto.
Este documento puede incluir la siguiente información:
- Nombre del interesado.
- Descripción del interesado (útil cuando el interesado es un grupo o una organización).
- Rol que jugará en el proyecto (cliente, patrocinador, tomador de decisión, miembro de equipo, juicio experto, proveedor, etc.)
- Principales responsabilidades del interesado hacia el proyecto.
- Datos de contacto del interesado (teléfono, correo, etc.)
- Principales requisitos del interesado (qué requieren del proyecto).
- Principales expectativas del interesado (qué desean o esperan del proyecto y sus resultados).