Manteniendo bajo control los cambios en el proyecto
Control Integrado de Cambios
Los cambios no son malos. No controlarlos sí lo es.
Los cambios son inevitables debido a que el Plan para la Dirección del Proyecto no es perfecto. Al no contar con un plan perfecto, se espera que surjan cambios y ajustes necesarios para asegurar que el proyecto cumpla con sus objetivos.
Fuentes de los cambios
Los cambios pueden surgir de 3 fuentes distintas:
- Solicitudes de los interesados – ajustes y modificaciones al plan de dirección del proyecto, a los entregables y/o a los requisitos que son solicitados por los interesados.
- Acciones correctivas / preventivas – cambios necesarios al plan de dirección del proyecto y/o a los entregables debido a una desviación o a un desempeño deficiente (acción correctiva), o bien porque se identifica una mejora en algunas actividades del proyecto que permitirían un mejor resultado.
- Cambios en el entorno – modificaciones al plan de dirección del proyecto, entregables y/o requisitos debido a cambios externos provocados por factores que están fuera del alcance del Administrador de Proyecto y de su equipo (ajustes cambiarios, legislación, desastres naturales, etc.)
El Comité de Control de Cambios
El administrador de proyecto no debe decidir si un cambio al proyecto se aplica o no (ya que eso lo convertiría en juez y parte). Se debe conformar un Comité de Control de Cambios integrado por los interesados necesarios que sean capaces de analizar y aprobar o rechazar los cambios. Por esta razón, el Comité debe contar con personas que tengan autoridad suficiente sobre el proyecto (por ejemplo, el patrocinador).
En proyectos pequeños, el Comité de Control de Cambios podría estar conformado sólo por una o dos personas.
Gestión de Cambios
Estos son los pasos que se deben seguir cuando se solicita un cambio:
- Revisar y documentar el cambio con el solicitante, para comprender qué se necesita cambiar y por qué se necesita el cambio.
- Verificar si el cambio está alineado a los objetivos del proyecto. De lo contrario, debe descartarse.
- Analizar el cambio para identificar su impacto: tiempo que requiere, cuánto va a costar, qué entregables serán afectados, qué riesgos implica, etc. Este impacto se justifica y se documenta.
- Revisar el cambio y sus impactos con el Comité de Control de Cambios. El comité decide si el cambio se aplica o no.
- Si el cambio se aprueba:
- Se modifica la Línea Base del proyecto para que los impactos del cambio se reflejen ahí.
- Se coordina al equipo para que conozcan el cambio a aplicar.
- Se da seguimiento a la realización del cambio.
- Se mantiene informados a los interesados relevantes.
- Si el cambio se rechaza, se documentan las razones del rechazo y se informa al solicitante.
Puntos a recordar:
- La autoridad para aprobar o rechazar los cambios la tiene el Comité de Control de Cambios, no el administrador de proyecto.
- Todos los cambios se deben analizar para ver si realmente son necesarios y para evaluar su impacto. Los cambios no son gratis.
- Los cambios aprobados siempre deben reflejarse en la Línea Base del proyecto.
- Los procesos de control de cambios deben ser formales: todo se debe documentar.
- Aunque los cambios no son malos, tampoco son deseables porque requieren tiempo para su análisis, documentación y aplicación, además de que pueden desenfocar al equipo de proyecto.
Recuerde: una gran cantidad de cambios en el proyecto es síntoma de:
- Objetivos poco claros, y/o
- Una planificación deficiente
- Gestión de proyecto inadecuada